¿Cadenas de mails eternas para coordinar una simple tarea? ¿re-trabajos sobre acciones que se entendían terminadas? ¿responsabilidades sin asignar? ¿cliente decepcionado por expectativas insatisfechas? Si todo comienza con un “pedido” mal hecho, no hay chances de las cosas salgan bien. En este artículo, resumo cuáles considero son los factores más importantes para resolver este problema en el día a día.
La forma en que realizamos los pedidos o solicitudes podría ser un riesgo o un factor clave de éxito en el logro (o no) de nuestros objetivos. Cómo definir los requisitos de manera efectiva es uno de los principales desafíos en la coordinación de acciones, tanto en las interacciones de negocios como en las domesticas. Y como sabemos, el efecto no es solo operacional o de eficiencia, sino que también tiene un impacto emocional que va desgastando las relaciones interpersonales.
Para realizar pedidos o solicitudes correctamente, tenemos que verificar que los involucrados hayan entendido el requisito y acordado juntos los tiempos y las expectativas (calidad, recursos y demás detalles) es uno de los principales desafíos en las interacciones de la actualidad.
Entonces, aquí unos consejos para tener en cuenta:
• ¿Qué, por qué y para qué?
Un requisito es un acto lingüístico que muestra la necesidad de alguien que puede ser satisfecha por otro. Por lo tanto, no solo es importante cómo se solicita, sino también confirmar que se entendió la demanda. Es por eso que "el contexto ayuda al contenido". Brindar la mayor cantidad de información posible sobre la necesidad, la razón y el propósito de la solicitud ayuda al ejecutor a comprenderlo y hacerlo pensando más en el resultado que en la tarea. Explicar el contenido del requisito en detalle se centra en la persona y evita nuevas interacciones y malentendidos. Definir el valor final de la tarea, empodera a las personas y las vincula emocionalmente con el resultado esperado.
• ¿Cómo y cuándo?
Es extremadamente importante definir el nivel esperado de satisfacción del pedido. Es decir, cuál debería ser la respuesta de la solicitud para satisfacer la necesidad original. Esto requiere parámetros detallados cuantitativos o cualitativos para cumplir en términos de cantidad, calidad y tiempo. Muchas veces, por suponer que el otro entiende, por la falta de tiempo o por no prestar la suficiente atención, no reparamos en estas "condiciones de satisfacción" y como vimos, la consecuencia es perjudicial para todos.
• El "OK" como un acuerdo y un compromiso.
Independientemente de qué tan bien se exprese el pedido, no necesariamente se realizará. Como en cualquier interacción, las solicitudes o requisitos son una relación entre al menos dos partes. Quien reciba la solicitud podría aceptar, rechazar o negociar el contenido para transformarlo, con un acuerdo final, en un “compromiso y una promesa”. En esta fase, además de la comprensión, la capacidad, la disponibilidad, la experiencia y la voluntad tienen lugar. Si el pedido no se acepta como se solicitó originalmente, el ciclo comienza nuevamente con negociaciones, hasta convertirse en un compromiso. Los requisitos sin compromisos son palabras voladoras.
Me gustaría preguntarte, vos como líder, ¿te tomas el tiempo para hacer un pedido de esta forma?
Debido a "este motivo" (por qué), necesito solicitarle la siguiente “tarea” (qué). Lo que espero de vos es recibirlo antes del próximo "X día – a Y hora" (cuándo). Lo que te pido debe incluir las siguientes cosas: “parámetro1, parámetro2, parámetro3” (cómo). ¿Qué te parece, podes hacerlo? ¿Necesitas ayuda o información adicional? (el ok). Si tenes alguna duda por favor consultame con tiempo, te parece antes de “día Z”
Si bien la clave está en nosotros y nuestras interacciones, la tecnología y las metodologías nos pueden ayudar mucho. Teniendo una plataforma colaborativa eficiente donde fluyan los requisitos completos y ordenados, nos brinda un soporte esencial. Las metodologías ágiles por su parte, nos ayudan a generar espacios de interacción social para coordinación de acciones y detección de errores a tiempo. Finalmente, promover una cultura de responsabilidad, autonomía y colaboración pone a los equipos en una energía positiva que fluye.
Siempre obtenemos resultados, la pregunta es, ... ¿tenemos los resultados que queremos y necesitamos?
Mil gracias por leer y bienvenido tu comentario sobre el post.
Si crees que tu equipo o tu organización necesitan ayuda en estos temas, desde Join Up agregamos valor a través de distintas intervenciones en tecnología para proyectos y recursos humanos, aplicación de metodologías ágiles en la gestión del talento y consultoría en transformación cultural, vínculos y performance.
Guillermo Daud
Director Socio - Join Up - Consultoría en Gestión del Talento
Director para Cono Sur de Twiins HRM - Plataforma Integral de RRHH
Profesor UCEMA-UBA-UNT