El desafío del onboarding virtual en épocas de pandemia pone en juego ese tan importante primer paso en la relación laboral. ¿Qué podemos hacer para diseñar una experiencia positiva y potenciar la adaptación de nuestros nuevos colaboradores?
No hay una segunda oportunidad para generar una buena primera impresión
Una frase súper escuchada en distintos ámbitos, pero qué atinada suena ahora -en épocas de pandemia- para las empresas que tienen que incorporar nuevos colaboradores a sus equipos. La nueva realidad no da la chance al área de Talento, al líder anfitrión ni incluso a los compañeros de recibir al nuevo integrante con un cordial apretón de manos, un café calentito en una sala de reuniones cool o colocar un cartel en el escritorio con un lindo mensaje de bienvenida junto con el kit de herramientas, útiles y merchandising con identidad corporativa.
Resulta difícil también, generar un buen entendimiento de la cultura, los procesos y las relaciones, si ninguno de ellos se puede palpar en un entorno físico impregnado con la simbología y referencia organizacional.
Mucho más complejo aún, explicar, enseñar y transmitir conceptos sobre la operación diaria de productos, servicios y prácticas del trabajo cotidiano, hacer traspaso de rol o capacitar en el manejo de un software con alguien al que nunca antes le habíamos visto la cara.
Más que nunca, es esencial poder adaptar a la nueva coyuntura el proceso de incorporación e inducción.
Te comparto, entonces, 3 factores que me parecen clave para tener en cuenta:
1. Integrar el proceso en una herramienta tecnológica que permita automatizar acciones desde el fin de la oferta laboral hasta el final del proceso. Es importante contar con un sistema que automatice el intercambio y firmas de documentación con el candidato, la asignación de tareas pre-ingreso “automáticamente” a las distintas áreas (ejemplo: a ADP para el alta temprana y novedades de payroll, a IT para creación de accesos, mails, equipos informáticos y de telefonía, a SEGURIDAD para accesos físicos, a FINANZAS para tarjetas de crédito, a FACILITY para envío de silla ergonómica o provisión de uniformes y elementos de seguridad, etc). Además, digitalizar, asignar y monitorear tanto presentaciones institucionales como cursos de entrenamiento en formato e-learning, con fechas estipuladas y tests, sobre filosofía empresarial, propósito, cultura, políticas, códigos internos y sobre el contenido del rol específico.
2. Desarrollar en el equipo de talento y en los líderes, habilidades de inteligencia emocional para acompañar a los nuevos ingresantes en los sentimientos que vayan teniendo durante esta importante etapa. Ingresar a una nueva organización tiene mucho de entusiasmo y adrenalina, pero también se viven en soledad, con expectativas, con ciertos temores e incertidumbres, revisando de forma inconsciente si esa decisión de cambio de trabajo ha sido acertada o no. Es por ello, que es importante que las personas claves en el proceso de onboarding puedan generar empatía, identificar angustias, indagar estados de ánimo y en definitiva, acompañar desde la emoción para que los “newcomers” se sientan seguros y respaldados.
3. Diseñar un flujo de acciones que permitan monitorear la eficiencia del proceso y la experiencia del empleado los primeros meses. Es importante, tanto para la trasmisión de la cultura como para el seguimiento del ingreso, establecer una serie de check-points periódicos, algunos automatizados (como encuestas a la semana, al mes y a los tres meses); y otros conversacionales, como por ejemplo asignando un Buddie o compañero más experimentado para consultas cotidianas, organizando reuniones de integración social con el equipo, un desayuno del CEO y/o algunos directivos con los últimos ingresantes, una skip-level meeting (reunión con el jefe del jefe) y algunas instancias más de revisión de expectativas (con el reclutador de los primeros contactos, un HR business partner o el líder directo)
En Twiins, nuestra plataforma integral de gestión de talento, contamos con un módulo específico de Onboarding, que brinda un apoyo significativo a las áreas de recursos humanos en este proceso tan importante. Combina solidez tecnológica, ágil funcionalidad y una muy amigable usabilidad. Twiins Onboarding permite eficientizar el proceso de inducción poniendo a las personas en el lugar más importante.
Las organizaciones que llevan a cabo un buen proceso de incorporación, generan un fuerte sentido de pertenencia de los nuevos colaboradores rápidamente, elevan el nivel de compromiso e identificación cultural y reducen las costosas consecuencias (anímicas y económicas) propias de la insatisfacción laboral y la rotación del personal.
Espero te haya parecido interesante el contenido de este artículo, déjame tus comentarios, ideas e iniciativas que se te ocurran o que ya desarrollan tu organización para recibir a los nuevos colegas.
Guillermo Daud
@creandopoderdeaccion
Lic en Administración (UBA), MBA (UCEMA), Coach Sistémico (ICF)
Managing Partner de Join Up y Director para Cono Sur de Twiins
Profesor de posgrado y maestrías de UBA y UCEMA, Co-autor de 2 libros sobre la gestión de las personas.
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